La mente che vaga... va! Interruzioni, dove trovarle e come gestirle

I BENEFICI DELLE INTERRUZIONI SUL LAVORO:
COME USARLE, SENZA DEMONIZZARLE

Sono una “ragazza interrotta”, lo confesso. Ho un grosso problema con le interruzioni sul lavoro.
Premessa: prima delle ferie, chiacchiero con un amico, cantante lirico di professione, che mi racconta di come, dopo appena 20 minuti che sta provando a casa, non ce la faccia più: deve alzarsi, muoversi, dedicarsi a qualcos’altro, e poi riprendere con i vocalizzi.
È illuminante: da veneta del profondo Veneto, ho una vocina in testa che mi ripete un mantra: “più ore lavori, più lavori” (e più lavori, più vali, ma vabbè). Non concepivo l’interruzione come una parte produttiva delle mie giornate. Spaccarsi la schiena (nel mio caso, accecarsi davanti allo schermo di un computer) per un tempo che sia il più lungo possibile. Punto e basta.
E invece.

Dopo quella chiacchierata, in cui ho capito che un bravo professionista possa anche essere più “shallo” nella gestione dei tempi, ho riflettuto parecchio sulla cosa. Sono arrivata alla conclusione che, nelle mie mattinate e nei miei pomeriggi (lavoro da casa da una vita), le interruzioni che affronto sono di due tipi.
• Interruzioni esterne: dal corriere che suona alla porta al telefono, dalle notifiche delle email a quelle su Whatsapp, alle telefonate non programmate. Dipendono dall’azione di altre persone, mi cadono addosso a prescindere dalla mia volontà. Pensavo che queste fossero le interruzioni più frequenti, le più difficili da gestire. Ma mi sbagliavo.
• Interruzioni “interne”: nascono da una mia necessità, soprattutto dal bisogno di alzarmi dalla sedia, risposare gli occhi, pensare ad altro. Posso anche essere in un momento di calma assoluta (nessuna notifica, nessuna telefonata), e sento di dover per forza interrompere quello che sto facendo.
Negli ultimi mesi molti hanno conosciuto la quotidianità del lavoro da casa (chiamiamolo “smart working” per comodità). Quindi so che mi capirete. Ma di interruzioni esterne o interne perisce anche chi lavora in ufficio o in un punto vendita.

MA LE INTERRUZIONI FANNO COSÌ MALE?
Non so voi di quale team siate: se vi esasperi di più essere interrotti da colleghi/dipendenti/collaboratori/clienti oppure se semplicemente, come il mio amico, a un certo punto dovete dire “basta, cinque minuti”.

Dipende molto dal tipo di lavoro: se lavori in un negozio, è “normale” essere bloccati dall’arrivo di un cliente, è l’essenza del ruolo; se viaggi molto in macchina, potresti trovare utile e quasi motivante usare quel tempo per fare delle telefonate. Nei lavori d’ufficio è tutta un’altra storia ancora: otto o più ore su una sedia logorano fisico e mente (anche se, secondo me, si parla ancora troppo poco di questo aspetto).

Perché vi dico questo? Perché ultimamente sto capendo il valore delle interruzioni, se ben sfruttate. Perché agli articoli “3+1 modi di gestire le interruzioni” non credo più e neanche a chi si focalizza soltanto sugli aspetti negativi delle interruzioni, cioè la perdita di concentrazione e la difficoltà a rimettersi a lavorare.

Capiamoci: le interruzioni ti tolgono momentaneamente la concentrazione e ti costringono a ricominciare a fare quello che stavi facendo. È vero anche, però, che non ci siamo ancora evoluti allo stato di robot, che le interruzioni ci saranno sempre, e anzi, ne avremo sempre bisogno! Si tratta di capire come farle diventare delle buone interruzioni e come adattarle al nostro modo di lavorare e ai nostri ritmi.

Quindi gestirle va bene, estirparle del tutto, no – vi sfido a riuscirci! Rendiamole fruttuose.
Vi inviterei a recuperare la matrice di Eisenhower sulla gestione del tempo: avete presente quello schema con quattro quadranti dove si rapportano le variabili “urgente” e “importante”? Quello è il punto di partenza.

Dando per scontato, quindi, che se c’è urgenza, l’interruzione viene di conseguenza e c’è poco da scriverci su, capiamo come non cadere nella frustrazione. In X-Men L’inizio (con James McAvoy e Jennifer Lawrence) si colloca la concentrazione “a un certo punto tra la rabbia e la serenità”. Preferisco questa definizione ad altre più pessimistiche: “la distrazione è una delle più gravi cause di fallimento” (Bruce Lee) o “la distrazione è un ostacolo al raggiungimento della meta (è la preferita di tanti guru) – scusa Bruce Lee, scusate guru.
Invece:

LEGGE UNIVERSALE
“Se un problema necessita di assoluta concentrazione, simultaneamente interverrà una distrazione assolutamente irresistibile.” Legge di Hutchison, dall’autore della legge di Murphy.

E le leggi di Murphy hanno sempre ragione. Ripetiamolo: le interruzioni ci saranno sempre e comunque. E ciò non ci rende meno papabili al successo.
Certo in qualche modo dobbiamo lavorare e fare quello che ci siamo programmati o che ci viene richiesto.
Via, allora, con la lista dei miei personalissimi consigli.

LE NOTIFICHE, QUEL CAMPANELLO CHE CI METTE IN ALLARME
La notifica nasce in campo giuridico per rendere noto a qualcuno un documento o un atto di processo. Sarà per questo che le notifiche sul telefono o sul pc ci creano quell’ansia sottile?

Organizza il controllo delle notifiche tecnologiche (Whatsapp, email, sms…) in “slot” di tempo: ogni tot controlla le email, ogni tot i messaggi Whatsapp (meglio se riesci a limitarti alle chat di lavoro; gli amici possono aspettare la pausa caffè, no?) Non devi costringerti a non guardare la casella di posta o il telefonino, fallo, però, con una regolarità che ti consenta di stare dietro a questo e a quello (una specie di “tecnica del pomodoro”).

Eccezione: sei dentro un progetto che sta partendo o si sta chiudendo o è in una fase delicata. Le email impazzano, e ti arrivano richieste a cui rispondere o materiali da valutare in tempo reale. In questo caso, gli slot non servono a niente: dovrai accettare che il tuo lavoro sarà quello di rispondere alle email e basta. Non saranno delle interruzioni, ma parte della “to do list”. Molti manager o responsabili passano giornate al telefono, ma il discorso cambia. Se invece tu devi scrivere una relazione, un comunicato stampa, sistemare la contabilità, insomma qualunque cosa che richieda un minimo di tranquillità, allora usa gli slot.

Consiglio pratico (ma questo ve lo danno anche gli articoli “3 modi+1”, perché serve sempre ed è scontato): abbassa la suoneria del telefono, disattiva il segnale sonoro delle notifiche e posiziona il telefono in modo da non vedere lo schermo che si illumina ogni volta. Se sei al pc, allenati a non guardare continuamente in alto per leggere quanti messaggi non letti tu abbia. Ci penserai a tempo debito (slot!).

LE NOTIFICHE “UMANE”: QUANDO A INTERROMPERCI È UNA PERSONA
Fai una distinzione tra: persone che ti interrompono per un buon motivo (e di solito le riconosci perché si scusano di rubarti del tempo), e persone che potrebbero evitare di farlo ma ti interrompono lo stesso.
Questa distinzione, per me, è vitale: fa la differenza tra una giornata produttiva e una di scarsi risultati. Perché, quando riuscirai a riconoscere chi appartiene al team #interruzioneutile e chi al team #interruzioneinutile, potrai organizzare anche questi ultimi in slot. Cioè: ti prenderai un quarto d’ora, finite le tue cose, di richiamare o di rispondere a chi ti ha cercato. Aspetteranno? Aspetteranno. Non è mancanza di rispetto per loro, ma rispetto per te stesso/te stessa e il tuo lavoro.

Eccezione: Le persone che meritano la tua attenzione rientrano invece nelle “urgenze”, e per forza dovrai interromperti. Penso ai clienti di un negozio, penso al collega che ti deve aiutare in un passaggio fondamentale: non saranno mai tempo perso. È parte del tuo lavoro interromperti e dedicarti a loro. Ecco perché delle interruzioni non possiamo fare a meno… e per fortuna!

Consiglio pratico: tu sei (anche) la somma delle persone che ti interrompono in modo intelligente. Quindi:
•    renditi irreperibile, se puoi rimandare;
•    se sei fortunato, delega a qualcun altro la gestione del team #interruzioneinutile, ti leverà un sacco di rogne;
•    tratta comunque, sempre tutti con gentilezza: anche se ti interrompono e potevano non farlo, non hai il diritto di insultarli; mantieni la calma. A che pro incazzarsi?
•    Se ti interrompono e potevano non farlo, cerca di sbrigare la cosa velocemente ma non frettolosamente: non sia mai che tu debba anche ritornare sopra a qualcosa che potevi risolvere in un colpo solo!

CI HAI MAI PENSATO?
Tu, per gli altri, sei una persona che, quando interrompe, merita di essere sempre ascoltata subito oppure no?