GALATEO: ROBA VECCHIA O ARMA ATTUALE?

COME TI PRESENTI QUANDO TI PRESENTI? PICCOLO RIPASSO DI BUONE MANIERE CHE, APPLICATE AL BUSINESS, FUNZIONANO SEMPRE

Tempo fa, in rete, ho trovato alcuni dati di uno studio americano svolto dalla società di consulenza Eticon Inc., secondo cui l’80% degli intervistati riscontrava un aumento della maleducazione nel business. Davanti a un comportamento poco educato, il 58% delle persone dichiarava di cercare un diverso interlocutore. La presidente della società commentava così: “Le cattive maniere possono rovinare il business: quindi le buone maniere invece di essere considerate una ‘soft skill’, una cosa ‘carina’ ma non fondamentale, dovrebbero diventare strategia in un’azienda capace di performance e risultati”. E il consiglio non è riferito solo alla forza vendita, ma a tutte le figure aziendali, sia nelle relazioni verso l’esterno che al proprio interno.

Altri studi dicono che il giudizio su di noi derivi per il 55% dal nostro aspetto (non la bellezza, ma il modo in cui ci mostriamo: nella cura, nei modi, nei vestiti…), per il 35% dal nostro tono di voce e per il 7% dalle parole che usiamo.

Tutti conosciamo la citazione di Oscar Wilde “Non c’è mai una seconda occasione per fare una prima impressione”, e finora l’abbiamo interpretata ai fini della presentazione di una vendita. Ma abbiamo pensato che la prima impressione è anche a prescindere dalla vendita? Di fatto, possiamo rovinare tutto prima ancora di avere aperto bocca, o presentandoci, o avendo modi, gesti, parole e toni che in un manuale teorico sono giudicati corretti o consigliabili, ma che all’interlocutore reale risultano fastidiosi – se non maleducati.

Sì, l’educazione è un valore alla base di qualsiasi comportamento sociale e interazione. Oggi se ne parla solo (quando se ne parla) a proposito della cosiddetta “netiquette”, cioè dell’etichetta da rispettare online. Anche V+ più ha affrontato questo aspetto del galateo 3.0 (vedi numero 15 su come scrivere e gestire le email).

Ma, paradossalmente, la crescente quantità di interazioni virtuali ha ridato valore al rapporto diretto, “fisico”, che consente un’attenzione reciproca sempre più rara. E sprecare un’occasione con una cattiva impressione sarebbe un peccato. Vediamo un po’ di basi del galateo evergreen.

Aspetto

Diamo per scontato che essere gradevoli e curati nell’aspetto sia ovvietà quotidiana. La sciatteria qualifica la persona, presentarsi coi capelli sporchi o un abito spiegazzato farà sembrare di poca cura o poco valore qualsiasi cosa andrete a magnificare.

Al contempo, essere griffati dalla testa ai piedi o fin troppo “leccati” comunica superficialità e autoreferenzialità. In generale è buona educazione evitare qualsiasi cosa in modalità forte, dalla voce al profumo.

Oltre il modo con cui ci si presenta, sono importanti i modi, cioè niente smangiucchiamenti di unghie, tamburellamenti di dita o penne sul tavolo, dondolii sulla sedia, gesticolii esagerati… a molte persone dà fastidio il continuo toccarsi i

capelli. Le donne a volte ne abusano perché è un comportamento dai tratti seduttivi, comunque inappropriato sul lavoro.

Presentazioni

Quando vi presentate da soli, usate una e una sola formula: saluto + nome e cognome + funzione in azienda. Cioè: “Buongiorno. Sono Mario Rossi, del team commerciale di V+”. Poi si stringe la mano, né troppo forte né troppo veloce, e mai priva di vita.

A meno che non siate a scuola o in caserma, mai mettere il cognome prima del nome. E mai presentarsi dicendo “Sono il dottor Rossi”. Lasciate gli eventuali appellativi al vostro cv o agli altri.

E poi mai, mai dire il vecchio “Piacere”, che, pur diffusissimo, suona insincero o adulatorio: in fondo quella persona non la abbiamo ancora conosciuta, potrebbe rivelarsi uno strazio!

Presentatevi sempre ai vostri vicini di tavolo. Se siete seduti e una terza persona vi presenta, alzatevi e porgete la mano. Un “Buongiorno, come sta?” è gentile da entrambe le parti. È una formalità e potete non rispondere, ma se lo fate limitatevi a “Bene, grazie” senza sognarvi di iniziare a descrivere il reflusso gastrico della notte prima. Va da sé che come presentate voi stessi, così all’occasione presenterete gli altri: “Signor Bianchi, le presento il signor Rossi, del team commerciale V+”.

Capita di non ricordare sempre e subito i nomi, e se è già imbarazzante quando si è in due, diventa tragico quando dobbiamo fare una presentazione a terzi. In questi casi, un trucchetto è lasciare una piccola pausa, per consentire alla persona di inserirsi e dire il suo nome. Se è di coccio e non raccoglie l’assist, siate creativi: “Le presento il nostro fornitore più fidato”, così sarà lui stesso a presentarsi.

Tecnologia

A meno che non sia importante ai fini dell’incontro o utile per una presentazione, è consigliabile tenere spenti tablet, portatile e cellulare. Il telefonino può essere acceso ma senza suoneria (e assolutamente senza suonerie forti, strane o “divertenti”). In questo modo sarete reperibili, pur potendo scremare le chiamate non urgenti e mostrando di dedicare tutta la vostra attenzione all’interlocutore.

Se avete dei file da mostrare, evitate di installare sul vostro device salvaschermi strani o troppo personali: è inopportuno imporre a un prospect la visione della vostra tintarella in spiaggia o del vostro gatto arruffato.

Biglietto da visita

I giapponesi non possono farne a meno: li distribuiscono a tutti, subito e a valanga. Quindi se avete interlocutori asiatici... siatene ben provvisti!

In realtà, sarebbe buona norma darli a incontro iniziato, nel momento in cui ci si addentra nella trattativa, oppure alla fine, fissando il prossimo appuntamento. L’ideale? Far sì che sia il vostro interlocutore a darvelo per primo: è come se vi stesse aprendo una porta.

Consegnatelo a mano. Se il tavolo riunioni è grande, alzatevi e avvicinatevi agli interlocutori, non fatelo scivolare come una carta da poker…

Parentesi: l’uso crescente del web marketing impone buone maniere anche nella gestione dei contatti per le email, le newsletter... Quando ricevete il biglietto di una persona che dovreste o vorreste contattare a fini commerciali, trovate il modo di farvi rilasciare un esplicito consenso a questo tipo di comunicazioni (in mancanza di un modulo o policy aziendale, basta una firma su un foglio che avrete predisposto) o anticipate che invierete un’email con la formula di richiesta di consenso, chiedendo di rispondervi di sì. Così mostrerete di non voler essere invasivi e vi metterete in regola con le norme per la privacy.