Valeria TonellaEmail, licenza di uccidere
L’“email overload” è un’ansia sociale diffusa.
Se i numeri non mentono, il 28% del tempo al lavoro lo passiamo smistando messaggi di posta elettronica, e la Microsoft ha calcolato che dopo aver risposto a un’email abbiamo bisogno di 15 minuti per ritrovare la concentrazione.
Dov’è l’uscita di sicurezza?
Per le urgenze, usa il telefono. Non scrivere un’email per ogni idea che ti viene in mente.
Rispondi subito alle email a cui serve risposta breve. Non creare troppe cartelle o
troppa organizzazione equivarrà a nessuna.
Classifica per priorità.
Quando devi leggere le email? Scegli tu. Sarebbe meglio, però, darsi un ritmo. Se hai
più caselle, controllale a rotazione ogni tot, senza lasciarne “orfana” nessuna (vuoi ritrovarti 100 messaggi non letti?). Se hai bisogno di essere sempre aggiornato, leggi le email una volta ogni ora; se stai lavorando a un’idea, leggendo documenti, controllando curriculum, allarga il tiro, controllale ogni
due.
Pensaci bene prima di cliccare “Rispondi a tutti”. Sei pronto a ricevere tutti i messaggi
di tutti?
Ogni gestore di posta elettronica ha dei filtri per smistare le email in entrata (in base
al mittente, alle parole del testo...): perdici qualche minuto e impara a usarli. Altri programmi salvano messaggi “modello” per abbattere i tempi di scrittura (Gmail Canned Responses); altri inviano per te messaggi anche quando non sei al pc (Boomerang).
E poi scrivi email brevi, a punti e brevi. Chi ti legge ti ringrazierà ed è verosimile che ricambierà il favore (se non succede, faglielo notare... ne va della tua sopravvivenza).
Ricordati, infine, di inserire la “call to action” (chi deve fare cosa entro quando) nell’oggetto. E tutti vissero felici e contenti.
Devo andare. Mi è arrivata un’email.