Detto, fatto!

CON L’ESPERTO MONDIALE DI PRODUTTIVITÀ ED EFFICIENZA, DAVID ALLEN, SCOPRIAMO PERCHÉ, IN UNA GIORNATA, 24 ORE BASTANO E AVANZANO. CIÒ CHE DOBBIAMO IMPARARE È COME GESTIRE TUTTI GLI INPUT CHE PROVENGONO DALL’ESTERNO

Intervista a David Allen

A cura di Valeria Tonella

Per gentile concessione di Performance Strategies

Perché una persona arriva al punto di essere sopraffatta dagli impegni? Dove sbaglia?

Questa situazione generalmente non è il frutto di un “errore”, ma piuttosto il risultato diretto della sua iniziativa e della sua proattività! Ciò che le persone hanno bisogno di apprendere e sviluppare è come gestire, in maniera più elegante, tutti gli input che provengono dall’ambiente circostante e il cambiamento che ne deriva, così da tenere tutto sotto controllo e ottimizzare le energie per nuove eventualità e circostanze.

Chiunque oggi alla domanda “come stai” risponderebbe “di corsa”, “sono pieno di impegni” fino a “sono esausto”. Crede che sia un modo di vivere generale, del nostro tempo? O è qualcos’altro?

Non saprei. Secondo me era lo stesso cento anni fa per tutti coloro che, pur avendo molte risorse, cercavano altre opportunità in cui incanalare i propri sforzi. La cosa veramente nuova di questi tempi è la frequenza con cui ci imbattiamo in nuovi input. Mentre leggi questa intervista, nuovi stimoli entrano nella tua sfera d’attenzione che potrebbero essere l’incipit di un nuovo progetto, di un cambio di priorità e/o riallocazione di risorse che potrebbe cambiare ciò che farai stasera o domattina. Questi cambiamenti sono superiori a quelli che i tuoi genitori avrebbero vissuto in un mese intero! Lo stress deriva dal bisogno di dover integrare queste fonti di cambiamento e ricalibrare quindi il tuo focus.

“Essere sempre sotto pressione può diventare una dipendenza”: che cosa intende? Che oggi, in realtà, abbiamo difficoltà a restare “senza far niente”?

Uno dei maggiori ostacoli a essere produttivi senza essere stressati è proprio la “dipendenza” da stress che abbiamo sviluppato. Questo significa che oramai siamo abituati allo stress, e sarebbe strano viverne senza. Essere consapevoli di poter stare, in alcuni momenti, senza far niente è l’elemento distintivo di una persona veramente produttiva!

Che cosa intende con l’espressione “peak performance”? Quando si raggiunge?

Il concetto di “performance” è ovviamente qualcosa di relativo. Ma credo che “peak performance” significhi semplicemente che si sta utilizzando in maniera ottimale la propria energia, la propria attenzione e le proprie risorse al fine di produrre i risultati desiderati. Questo è ancora più evidente nella capacità di una persona di essere rilassata e in “controllo” soprattutto quando le cose attorno a noi cambiano improvvisamente.

Lei è conosciuto nel mondo per aver sviluppato il metodo GTD, Getting things done. Senza entrare nello specifico, in che cosa consiste?

La mente serve ad avere idee, non a ricordarle! Smettiamola di utilizzare il nostro cervello come un sistema di registrazione: funziona malissimo così. Il metodo GTD serve proprio a portare all’esterno e a rendere oggettiva la propria lista di impegni, così da lasciare la testa libera di scrutare il mondo circostante e decidere intuitivamente ciò che è più opportuno fare in ogni momento.

Qual è il consiglio pratico che darebbe a un venditore per gestire meglio il tempo?

Gli direi di guardare la risposta precedente! Gli direi: créati una lista chiara e oggettiva di azioni, progetti e aree fondamentali della tua vita e riguardala costantemente per sapere sempre cosa fare in ogni momento.

E per stabilire delle priorità nei mille impegni quotidiani?

È semplice! Basta chiedersi: cosa devo fare oggi necessariamente? E in merito a questo, qual è l’azione specifica che, una volta completata, mi darà il maggior risultato?

In che cosa consiste la “regola dei due minuti”?

La regola dei 2 minuti dice: ogni azione che richieda meno di 2 minuti per essere completata, se deve essere fatta, va fatta subito. Richiederebbe più tempo trascriverla e monitorarla di quanto servirebbe farla subito. Il vero potere di questa regola è quello di obbligarci a decidere subito qual è la prossima azione più importante da compiere nel gestire le cose che dobbiamo fare.

Che cosa direbbe a quelle persone che vorrebbero giornate più lunghe di 24 ore? Il tempo basterebbe oppure no?

È un bene per loro che abbiano solo 24 ore. Se ne avessero di più, riempirebbero anche quelle ore con la sensazione di stress e impotenza che già le affligge. Il problema non è il tempo, bensì la nostra mente e la sua capacità di elaborare grosse moli di dati. Non ci vuole niente ad avere una buona idea, ma ciò richiede che vi sia spazio libero nella tua mente.

Un punto dolente: le email. Un consiglio per non essere sommersi?

Le possibilità sono: non scaricarle affatto, ignorarle (con le inevitabili conseguenze che ne derivano), oppure elaborarle in maniera rapida ed esaustiva, sempre. Conoscete altre alternative, forse?

Qual è, secondo lei, il ritratto del venditore produttivo?

Il venditore produttivo è colui che crea e mantiene relazioni ottimali coi clienti, attuali e potenziali, anche con coloro che non comprano (poiché questi hanno amici che potrebbero farlo) e che produce e dà valore in ogni rapporto che intrattiene. È anche colui che ha il coraggio e la sicurezza di chiudere la vendita non appena si presenta l’occasione.

Lei applica il suo metodo anche alla vita personale. Ci fa un esempio?

Basta che mi stiate dietro per un po’ e ve ne rendereste conto da soli. Io prendo appunti sia sulle cose di cui voglio parlare a mia moglie, sia su nuovi spunti interessanti da integrare nei miei speech. Non faccio alcuna distinzione nelle mie liste di cose da fare tra cose personali e cose professionali: per me sono esattamente la stessa cosa.

Tutte infatti riguardano lo stesso aspetto: “Cosa è meglio fare ora? Cosa è meglio fare dopo?”.

E parlando di aziende, quando un’organizzazione si può dire efficiente, al di là, chiaramente, dei risultati di vendita?

Concordo con quella che viene definita la misura standard della produttività aziendale, ovvero: profitto diviso costi del personale.

L’efficienza di un’azienda dipende dall’efficienza delle persone che la compongono?

Processi e routine aziendali possono essere strutturati in maniera più o meno efficiente. Persone efficaci che lavorano secondo un processo non efficace non sono efficienti, punto. Ma non dimentichiamocelo mai: sono le persone che elaborano i processi, non viceversa.

Quali saranno gli argomenti che tratterà durante l’evento di Bologna del 24 e 25 maggio di Performance Strategies?

Parlerò degli elementi essenziali della produttività personale e aziendale, e dei 5 step per avere il controllo totale su tutti i propri impegni e disporre della massima concentrazione possibile. Darò anche alcuni trucchi concreti per mettere all’opera questi princìpi immediatamente.