Stefania AmodeoL'evento business perfetto: come organizzarlo
UNA CHECKLIST* PER ORGANIZZARE MEETING SENZA IMPREVISTI
Organizzare un evento significa dimenticare la frase “lasciare al caso”. Tutto deve essere previsto e schedulato. Persino l’elenco degli imprevisti.
Ci sono regole chiare. Il contenitore deve essere rigido, il contenuto può essere più “morbido”.
Resta che saper gestire la parte magmatica dell’evento è una sfida. Creare un evento di qualsiasi tipo significa dar vita a un sistema che ha interconnessioni e una precisa o più finalità.
Tutto deve comunicare una visione univoca, forte e pregnante.
L’evento è di per sé la costituzione di un momentaneo mondo parallelo, a cui alcuni hanno il privilegio di accedere. Perché la parola d’ordine è benessere. A questo deve tendere l’organizzatore: al bene assoluto del partecipante.
PRIMA FASE – COMPRENDERE
- gli obiettivi del meeting, show, roadshow, ecc.
- la connessione tra questi obiettivi e quelli aziendali
- la visione aziendale, dell’ente o del mandante
- la fattibilità reale
- il pubblico a cui è rivolto
- il numero di persone coinvolte
- le peculiarità della location e la sua connessione con la vision
- la parola chiave, il filo rosso, il leit motiv
- la forma di comunicazione opportuna
- il budget disponibile
- tipo e natura dell’ avvenimento: congresso, convegno, tavola rotonda, incentive, party, celebration, convention o corporate meeting, seminario, workshop, spettacolo a scopo, gala?
SECONDA FASE – ANALIZZARE
- il periodo migliore per lo svolgimento
- l’ora di inizio e fine (sono due i punti da considerare: inizio e fine per addetti ai lavori, inizio e fine per ospiti)
- la località nel dettaglio: comodità o difficoltà nel raggiungerla, collegamenti, parcheggio e relativa capacità, fluidità di movimento dei partecipanti nei locali a partire dall’accoglienza, capacità delle sale per funzione (riunione, cena a portate servite, buffet, spettacolo), i momenti culminanti (highlight), punti di forza e debolezza, temperatura delle sale ed esposizione (sole, luce, ombre)
- risorse umane a disposizione per la creazione del team, eventuali rinforzi
- i canali di comunicazione più idonei
- eventi concorrenti che potrebbero oscurare visibilità e resa
- disposizione delle sale e dei posti a sedere (a teatro, tavolo unico, banchi scuola, a “u”)
TERZA FASE – FARE LA LISTA DEL NECESSAIRE
- materiali pop e creatività: cartelline, copy contenuti, programma, display, inviti con relativi tempi di lavorazione, produzione, fornitura, spedizione e distribuzione. Con attribuzione di incarichi al team
Esempio
Invito: dimensione e formato (cartaceo/video)
Chiara: grafica entro giorno x
Luca: elenco invitati e spedizioni entro giorno y + addetto al recall
- materiali tecnici: maxiscreen, microfoni, impianto audio-video-stereo (specificare chi, quanto, quando e in quale sala)
QUARTA FASE – BUDGET
- voci di spesa, relativi costi (personale, affitto location, affitto impianti, buffet, cachet artisti, ecc.)
- spese obbligatorie e facoltative
- margini di risparmio per singola voce
- preventivi e offerte
- valutare eventuali azioni di cross marketing che possano abbassare o annullare i costi
Esempio: un partner fornisce i vini in cambio di visibilità: in questo caso preparare media value e idee di scambio comunicazione; trovare benefici per eventuali partner che partecipano come sponsor all’evento)
QUINTA FASE – CREARE IL PIANO EVENTO
- chi fa che cosa e quando
- sono previsti tempi precisi degli interventi dei relatori o delle performance di artisti?
- descrizione precisa dello svolgimento (sia per esteso che in sintesi a punti)
- dividere l’evento in “momenti” correlati alla sala e al movimento pubblico/platea/partecipanti
- specificare per ogni momento i ruoli e cosa accadrà
Esempio
Momento ingresso ospiti alle 19.15
Desk: In posizione Chiara, Anna e Antonio. Chiara porge il gadget di benvenuto sulla destra del tavolo.
Accompagnamento in sala: Lucia
Luci: basse – Ingrid le abbassa alle 19
Musica: brano Michael Bublé volume basso – si accende impianto alle 19 – Matteo
- Prevedere la contemporaneità correlando i lavori nelle varie sale coinvolte
Esempio
Alle 20: inizio conferenza stampa in sala x, inizio preparazione buffet in sala y, stop musica, luci alzate, disallestimento desk benvenuto, allestire desk di congedo con materiale espositivo
- Precisa posizione di display, totem, vele, ecc. valutare che non siano di intralcio al passaggio del pubblico e che siano visibili
SESTA FASE – CONDIVIDERE E SIMULARE
- riunione di preparazione con il team
- assegnazione compiti in base al piano
- creazione dello spirito di gruppo: motivazione, premi previsti, incentivi, far notare i benefici di un’esperienza di squadra, formazione su regole base (abbigliamento, atteggiamento, comportamento richiesti e necessari)
- simulare l’evento in base alla logistica
- distribuire il piano evento a tutti i membri del team, agli artisti se previsti, al team del food&beverage, ai responsabili di ogni ‘momento’
- stabilire forme di comunicazione del team durante l’evento, segnali di avvio o di spegnimento di materiale tecnico o luci
SETTIMA FASE – CONTROLLO
- apprendimento del programma da parte di tutti gli attori coinvolti
- stato ambientale dell’interno e dell’esterno: odori, accuratezza dei dettagli, posizione di luci e ornamenti, focus su alcuni punti importanti
- dotazione e strumentazione tecnica: presenza e funzionamento
- fornitura del materiale
- il clima: temperatura, condizioni metereologiche
- budget: rispetto delle voci di spesa, tagli, eventuale utilizzo del residuo
- lista finale partecipanti
- richieste particolari di partecipanti, relatori o artisti
- uscite di sicurezza, fluidità dei passaggi tra le sale
RICORDARSI DI:
- procurare stoviglie (ne hai in più?);
- ordinare buffet (non prenderti all’ultimo e ordina qualche porzione in più);
- inviare inviti (attenzione ai tempi: non troppo tardi);
- organizzare hostess o steward per il desk accoglienza/informazioni;
- organizzare il guardaroba (capiente e ben organizzato, con o senza personale addetto);
È CONSIGLIABILE:
- calcolare bene i tempi, per non trovarsi troppo stretti o, al contrario, per non avere pause lunghe o momenti “morti”;
- organizzare l’evento come una favola, con momenti clou, pause di suspense, attesa e risoluzione;
- far sentire i partecipanti parte integrante del progetto dell’azienda, ente, mandante;
- fare uno spunto mnemonico al congedo, un gadget che coinvolga i ricordi o le emozioni;
- conferire reale originalità all’evento;
- essere coerenti fino alla fine con la natura del messaggio;
- dare all’evento un titolo (headline) e un sottotitolo (pay-off);
- creare una “ragione” per cui partecipare;
- trovare ogni spunto per rendere l’evento e le persone memorabili;
- sorridere sempre e dimostrare di avere tutto sotto controllo, anche nei momenti di “panico”;
- mettere il partecipante/ospite al centro di tutto;
- dare risposte veloci alle richieste di informazioni;
- considerare i cinque sensi come veicoli di messaggio (profumare ambienti, preparare dettagli di stile, ordinare il materiale da consegnare, ecc.).
SI È BRAVI SE:
1. si è veloci nell’organizzazione, creando “l’impalcatura” in tempi più brevi rispetto ad altri eventi, mantenendo l’efficacia;
2. si ha una visione d’insieme sui singoli aspetti del sistema già prima dell’evento;
3. si sanno assegnare i compiti alle risorse umane giuste, valorizzando talenti e inclinazioni;
4. si ha la capacità di volgere in positivo i momenti critici;
5. si riesce a motivare il team;
6. si è aperti alle novità;
7. si tengono in considerazione le dinamiche dei rapporti tra i partecipanti, ospiti o vip (ad esempio facendo sedere vicini interlocutori che hanno interessi comuni o possono offrire benefici reciproci);
8. si è occulti durante lo svolgimento, angeli custodi e non invasori. Registi e non protagonisti.
È bene ricordare che l’evento non inizia quando avviene, ma molto prima. E non finisce con l’uscita fisica degli ospiti. Il seguito (follow up) è fondamentale. Creare quella scia di magica continuità come se l’evento avesse segnato in qualche modo le vite di chi lì c’era, facendo sentire al partecipante/ospite che è importante, che sarà ricordato e che è ancora coinvolto in un momento di profonda condivisione.
Questa fase delicata e fondamentale tocca le corde più preziose dell’esperito della persona: un evento deve segnare, non semplicemente passare. Deve servire a crescere, unire o divertire. Ha una funzione. Le tecniche di gestione post-evento, così come l’analisi dell’esperienza dei clienti e degli ospiti meriterebbero un capitolo a parte.