Proteggi la tua agenda: meno imprevisti, meno stress

MENO IMPREVISTI, MENO STRESS – DIPENDE DAL CLIENTE, MA ANCHE DA TE

Proteggi la tua agenda. Questa frase – che mi è arrivata via newsletter da Super Good Life – è diventata per me un mantra: “proteggi la tua agenda, anche a costo della vita”. No, non è esagerato, soprattutto in un periodo come questo.

Quando si tratta di agenda, ogni professionista si organizza come meglio crede: conosco una manager (molto precisa, forse la più precisa in assoluto) che dedica ogni giorno della settimana a un progetto diverso. Se le scrivi e non è il giorno giusto, non risponde. Ma stai sicuro che avrai le informazioni che ti servono (questo sistema di compartimenti stagni l’ha resa in grado di lavorare su documenti Excel di 20 mila righe!).
Dall’altra parte, ascoltavo l’intervista di Super Good Life a Luisa Carrada, per me fulgido esempio di professionista di scrittura (lei è business writer, ma nella sua carriera ha fatto di tutto, l’editor, la docente…). Luisa Carrada racconta di aver scelto, nel suo caso, la libera professione proprio per essere “libera” di lavorare tanto ma quando vuole: la sera tardi, la domenica. Se ha bisogno di una passeggiata, molla la scrivania e va, per dire.

Nella mente ho confrontato queste due donne e ho pensato: sì, per proteggere l’agenda, ci sono validi consigli; ma poi ognuno deve fare un po’ come gli pare, sempre avendo come obiettivo la produttività (ma non solo, e lo vedremo).
Quindi: gli accorgimenti che troverete qui non possono andare bene per tutti – o meglio: non tutti i punti possono andare per tutti. Se sei in ufficio dalle 9 alle 18, è un conto. Se sei una partita Iva, è un conto. Se sei un imprenditore e magari ha anche dei dipendenti, è un altro conto ancora. Se hai una famiglia, è un altro conto ancora. Facciamo che leggete i consigli e poi ne scegliete due o tre che si adattino meglio ai vostri ritmi di vita e di lavoro. Ah, prima di iniziare, recuperate un calendario e tenetelo lì pronto: ci servirà!

COME CRICETI SULLE RUOTE
Dipendenti, freelance, imprenditori d’azienda: qualunque sia il nostro ruolo, sono sicura che condividiamo la stessa sensazione, quella di correre come criceti su una ruota, e di arrivare a sera senza riuscire a dire di aver fatto almeno qualcosa di importante. Solo tante urgenze. Solo “ho bisogno di…”, “subito”, “puoi anche…?” Come un formaggio con i buchi, dove il formaggio è il lavoro "vero" e i buchi sono tutte le interruzioni (telefonate, video riunioni, email, e chi ne ha…) E vorrei sbagliarmi, ma nell’ultimo anno, sentendo vari pareri, le cose sono peggiorate.
Da dove iniziare, allora?

APRIAMO PARENTESI
Un punto di partenza può essere quello delle “parentesi”: periodi di lavoro effettivo, quando siamo concentrati e davvero produttivi. La produttività non dura dieci ore, nemmeno otto. Dura quell’ora o quel paio d’ore in cui non ci telefonano, non rispondiamo alle email, non ci distraiamo sui social, non scorriamo le notifiche su Linkedin.
In pratica: aprite il calendario su giugno e per ognuna delle quattro settimane individuate almeno due giorni in cui ricavarvi delle “parentesi”. Possono essere giorni fissi o dipendere dai vostri impegni esterni. Ma cercate di riservarvi ogni mese, ogni settimana dei momenti solo per voi – per scrivere, per segnarvi le cose da fare, per fare dei preventivi… Le parentesi, per me, sono momenti di lavoro individuale, senza distrazioni – ma se ritieni che quella riunione su Zoom, per te, sarà produttiva, davvero produttiva, inseriscila in una parentesi. Niente call “fiume” o perdi tempo, però. Dritti al punto e alla soluzione del problema.
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Ogni giorno il mondo ti trascinerà per mano urlando:" Questo è importante! E questo è importante! E questo è importante! Devi preoccuparti di questo! E questo! E questo!" E ogni giorno sta a te tirarti indietro, metterti una mano sul cuore e dire: "No. Questo è ciò che è importante. (Iain Thomas)

ENERGIE, A NOI!
Dopo le parentesi, le ore d’oro: le ore in cui senti di avere più energie, la concentrazione più alta (senza bisogno di troppissima caffeina). Per me, per esempio, è la tarda mattinata, ma per molti è la sera. Prendi le tue ore d’oro e mettici o i lavori che ti richiedono più testa o le riunioni più impegnative, le telefonate più lunghe. Sarebbe meglio che ore d’oro e parentesi corrispondessero – purtroppo non è sempre possibile.
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Pensiamo, erroneamente, che il successo dipenda dalla quantità di tempo che dedichiamo al lavoro, invece che dalla qualità del tempo che dedichiamo. (Arianna Huffington)

CE L'HAI UN "GIORNO DELLE CARTE"?
Il giorno delle “carte”: chiamo così il giorno dedicato alle fatture, ai preventivi, ai documenti per il commercialista, l’Ordine dei giornalisti… Non lo mescolo ai giorni di lavoro, perché ho paura di fare errori: i numeri richiedono concentrazione. Sbagliare è un attimo. Di solito mi riservo il venerdì pomeriggio, se non ho corsi o video chiamate, o il sabato mattina, quando so che non mi arriveranno email urgenti (si spera sempre). Se sei una partita Iva o un imprenditore e devi controllare le buste paga o fare delle firme, ripassare le bollette o fare conti, il mio consiglio è di prendertela con calma e dedicare a queste attività un momento preciso – rimpiangerai di non averlo fatto quando il commercialista ti dirà che ci sono degli errori (argh!)

AIUTO, LE SCADENZE!
“Deadline”: “scadenze”. Servono, eh sì, specie se siamo coinvolti in un lavoro di gruppo (chi fa cosa entro quando).
Prevedi almeno:
•    delle scadenze fisse (quelle che ricorrono ogni mese, ogni settimana) e segnale sul calendario;
•    delle scadenze impreviste ma a lungo raggio (esempio: consegna di un lavoro tra due mesi);
•    delle scadenze impreviste e urgenti (il cliente che ti chiede un preventivo “per subito”, un lavoro da correggere “per lunedì” e siamo venerdì… sapete meglio di me come vanno queste cose).

Per proteggere l’agenda, cerca di avere sempre più scadenze fisse o impreviste ma “lunghe” e meno scadenze urgenti. Mi direte: “Eh vabbè, come si fa?”. Ovvio che spesso non si fa – bisogna fatturare. Quindi ben vengano i nuovi lavori senza preavviso. Ma non possiamo lavorare così sempre e per sempre: se la nostra agenda si riempie di buchi (come il formaggio svizzero), cominceremo a lavorare solo sotto spinta dello stress, rimettendoci presto in salute. E anche il nostro lavoro, alla lunga, perderà di qualità, come perderanno di qualità i rapporti con le persone del nostro gruppo (lo stress spinge a litigare).
Sono anche d’accordo con chi dice che le scadenze urgenti danno a volte quella spinta che ci serve per finire un lavoro che stiamo rimandando. Arriviamo sotto data e l’ansia ci fa scattare. Come ho letto sul web: “La procrastinazione mi ha insegnato come fare 30 minuti di lavoro in 8 ore e 8 ore di lavoro in 30 minuti”.
Troviamo l’equilibrio migliore per noi.
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“Non dobbiamo essere alla mercé degli orari e delle fisime del cliente. Bisogna mettere dei paletti. Ricordiamo ai clienti che anche noi scegliamo. Educhiamo il cliente su questo. Avere il senso della dignità, del proprio valore”. (Luisa Carrada dall’intervista di Super Good Life)

SELF-CARE: NIENTE SALI DA BAGNO (NON SOLO, ALMENO)
Se prendiamo le parentesi del primo punto e le trasformiamo in momenti per noi, avremo una self-care come dio comanda. Mi è sempre piaciuta questa frase: “Cura di sé non significa fare i bagni con i sali; significa costruirci una vita da cui non vogliamo sempre scappare” (Brianna Wiest). Mi rattrista pensare che aspettiamo il venerdì per respirare a pieni polmoni o che aborriamo il lunedì perché si torna in ufficio. Lavoro e riposo dovrebbero essere come dei Lego che incastriamo per far stare su la torre: non importa che sia martedì o domenica. Ogni giorno devi, devi, devi ricavarti delle parentesi “libere” dagli impegni, parentesi che ti servano da ricarica. Sì, anche durante la settimana – che tu sia un dipendente o un freelance. Ci stanno i periodi “matti e disperatissimi”, quando si lavora la sera per consegnare un progetto; ma devono essere questo: periodi. Altrimenti torniamo al punto precedente: stress prolungato uguale calo di produttività e qualità del lavoro. L’ho scritto in un altro articolo: lavorare tanto non vuol dire lavorare bene. E se alla lunga inizi a odiare quello che fai, dimmi, che beneficio ne hai avuto?
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Cos'è il successo? Andare a letto ogni sera con l'anima in pace. (Paulo Coelho)

CONSIGLIO EXTRA
Maria Bietolini, “direttora” di V+
La cosa in più che raccomanderei è: scrivete. Appunti – per le cose micro e veloci fogli volanti o giallini. Per i progetti uso quaderni diversi, così c’è almeno una traccia di tutto. E poi report post riunioni e call – super sintetici (e possono farlo i collaboratori!)
Nel marasma in cui cerchiamo di fare ordine, e siamo sopraffatti da impegni ma anche da informazioni (e non sempre e non tutte organizzate, né fondamentali), la banale scrittura aiuta molto anche nella gestione del tempo: nell’atto “fissi” meglio il ricordo, e poi quando metti la testa su “quella” cosa da fare, ritroverai il filo di ciò che serve – senza dover andare troppo a ricostruire o senza scordarsi pezzi… Poi, certo: anche gli appunti si accumulano… ma ciclicamente “far passare” le carte e cestinare, fisicamente o digitalmente, è quasi una forma di meditazione: per me è liberatorio!