“SCUSA, MA DEVO FARE UNA COSA URGENTE!”

QUANTE VOLTE LO DICIAMO O CE LO SENTIAMO DIRE? VALANGHE DI EMAIL, TELEFONATE A RIPETIZIONE: COME GESTIRE QUELLE CHE SEMBRANO ATTIVITÀ IMPROROGABILI PER DEDICARSI AGLI ASPETTI VERAMENTE IMPORTANTI DELLA VENDITA?

C’è una frase del grande poeta tedesco Goethe che mi stimola a intrattenervi su un aspetto che può essere determinante per il vostro sviluppo personale. La frase è: “Le cose che contano di più non devono mai essere alla mercé delle cose che contano di meno”.

Perché queste parole sono importanti per la vostra crescita personale? Perché se riuscirete a dare priorità alle cose che contano di più, conseguirete grandi risultati più agevolmente.

In realtà è più facile a dirsi che a farsi. Sono molte le barriere da superare, e fra queste la più determinante è probabilmente l’urgenza.

Su questo argomento Stephen Covey ha gettato molta luce parlando della gestione del tempo.

Che cos’è “urgente”? E cosa “importante”?

Una cosa urgente è una cosa che “richiede immediata attenzione”: il momento per farla è “adesso”. Non può essere rinviata. O per lo meno alcune persone pensano che non possa essere rinviata.

E una cosa importante? È una cosa che ha influenza diretta sui risultati. Se qualcosa è importante, contribuisce alla vostra missione, ai vostri valori, ai vostri obiettivi prioritari.

Purtroppo le cose urgenti vi dominano e vi portano a reagire. Un telefono che squilla è una cosa urgente: vi fa interrompere ciò che state facendo per rispondere o almeno per scoprire chi vi chiama. Leggere un’email quando arriva è per molti una tentazione irresistibile. Dietro a questi comportamenti c’è l’alibi che il messaggio potrebbe essere molto importante. Ma il più delle volte non lo è.

Ci vuole una forte volontà indipendente per uscire da questa soggezione. La volontà indipendente è la capacità di prendere certe decisioni e poi di vivere in modo coerente con esse. È l’abilità di agire in modo attivo piuttosto che essere oggetto dell’attività degli altri. E questa capacità richiede come passo iniziale il raggiungimento della convinzione che l’attenzione va posta prima di tutto sulle “cose importanti”.

Vediamo, nell’ambito delle due dimensioni, l’urgenza e l’importanza, come ci si muove.

Cose urgenti e importanti

Guardiamo prima di tutto le attività che sono al tempo stesso urgenti e importanti. Solitamente le chiamiamo “crisi” o “problemi”. Tutti vi hanno a che fare, ma ci sono persone che vivono costantemente in contatto con esse. Sto parlando delle professioni legate alla soluzione di problemi, alla gestione di crisi, alla realizzazione della produzione in situazioni caratterizzate dalla pressione del tempo. Le persone che le svolgono diventano inevitabilmente vittime di un’urgenza causata da problemi vitali. Sono sempre sotto una pressione altissima, e l’unico sfogo che si possono permettere è quello di dedicarsi di tanto in tanto ad attività differibili e irrilevanti, attività semplici, insomma, che fanno passare il tempo, qualche email, telefonate, mansioni banali. Diciamo che il 90% del loro tempo è rivolto alla soluzione delle crisi, e solo il 10% ad attività diversive e rilassanti.

Cose urgenti, ma non importanti

Ci sono altre persone, invece, che dedicano gran parte del loro tempo a cose urgenti ma irrilevanti.

Dal loro punto di vista reagiscono a cose urgenti che appaiono anche importanti; in realtà l’urgenza di queste cose è spesso decisa da priorità e aspettative di altri. Di conseguenza la loro vita è caratterizzata da un sostanziale livello di irresponsabilità, e non sono certo persone che mostrino un elevato grado di efficienza.

Cose importanti, ma non urgenti

L’area delle cose importanti ma differibili è il cuore della gestione efficiente di se stessi. Le attività di questo segmento sono la costruzione di relazioni, la pianificazione di lungo termine, la manutenzione preventiva, la preparazione per l’azione; tutte cose che sappiamo di dover fare, ma che spesso non facciamo perché non sono urgenti. Ricordiamoci invece che cosa disse Abraham Lincoln: “Se io avessi a disposizione sei ore per tagliare un albero, dedicherei la prima ad affilare l’ascia”.

E i venditori?

A quale segmento apparteniamo? Nella vendita non possiamo certo comportarci da irresponsabili, cioè dedicarci a cose urgenti ma irrilevanti. Molto probabilmente apparteniamo invece all’area delle attività urgenti ma importanti, anche se dovremmo essere in quella delle attività importanti ma differibili. Poi non lo siamo perché i problemi e le crisi non ci danno tregua. E ciò avviene perché non riusciamo a fare prevenzione. Insomma il cane si morde la coda.

Chiediamoci a questo punto quali cambiamenti potremmo apportare alla nostra vita personale e professionale per trovare il tempo da dedicare alle attività importanti ma differibili, che nella realtà trascuriamo, anche se a parole diciamo di preferirle.

Come gestire cose urgenti e importanti

1. In primo luogo dobbiamo imparare a dire no alle attività irrilevanti. Un’analisi delle attività che conduciamo può dimostrarci che esse, contrariamente a quello che crediamo, possono contare fino al 95%. Dietro a ognuna c’è sempre una buona ragione: problemi, uno dopo l’altro, rapporti da inviare, riunioni a cui partecipare, corrispondenza da sbrigare, telefonate da fare, costanti interruzioni. Bisogna decidere di essere proattivi. Dobbiamo definire i nostri scopi, i nostri valori, le nostre priorità. Dobbiamo decidere di dedicare molto più tempo alle attività importanti: relazioni e risultati con un significativo cambiamento di ruolo. Trasformarci da fanatici dell’azione ad ascoltatori, formatori, consulenti.

2. Per fare tutto ciò, occorre cominciare a “trovare il tempo”. L’unica soluzione è sottrarlo alle attività irrilevanti, siano esse urgenti oppure no. E per farlo bisogna imparare a dire “no” proprio a queste.

Teniamo presente che continuamente diciamo “no” a qualcosa. Se non lo diciamo alle cose urgenti ma irrilevanti della nostra vita, lo diciamo purtroppo a quelle importanti ma differibili. Dobbiamo smettere di agire così.

Il problema di solito nasce da una di queste tre carenze:

a) l’incapacità di stabilire le priorità;

b) l’incapacità di organizzarci secondo le priorità stabilite;

c) la mancanza di disciplina nell’esecuzione del lavoro.

Molti danno la colpa dell’insuccesso soprattutto a quest’ultimo elemento. In realtà ciò che avviene più spesso è che le priorità, anche se correttamente individuate, non sono profondamente radicate nel cuore e nella mente. Occorre una grande convinzione negli obiettivi che si vogliono raggiungere, perché essi poi ci portino a considerare importanti le attività necessarie al loro raggiungimento.

Se una persona, per esempio, è centrata sui suoi amici, sul suo piacere o altri fattori simili, ma pretende di avere obiettivi ambiziosi nel lavoro, continuerà a essere dirottata sulle attività urgenti come reazione alle forze esterne su cui la vita personale si basa.

Ricapitolando: non lasciamoci catturare dall’urgenza. Se il nostro obiettivo è il successo nel lavoro, ricordiamoci di dedicare molto tempo alle attività importanti ma rinviabili come la pianificazione, la creazione di relazioni, la preparazione per l’azione. E dove troviamo il tempo? Semplicemente dicendo “no” a molte di quelle attività urgenti ma irrilevanti, come ad esempio risponder a centinaia di email e telefonate, che aggiungono ben poco alla qualità del nostro lavoro.

Tags: lombardi urgente sviluppo