Snellire il lavoro: buoni propositi per il nuovo anno

SOLUZIONI DA NON RIMANDARE PER VELOCIZZARSI E RIDURRE GLI SPRECHI

Oggi non è più sufficiente tagliare i costi e non è più sostenibile tagliare i prezzi. Ci sono tre fattori, velocità, agilità e riduzione degli sprechi, che determinano invece un vantaggio competitivo per le aziende, se vogliono superare concorrenti più grandi e lenti.

Di tutto questo si occupa il “lean marketing”, il “marketing antisprechi”, che propone un approccio snello e senza costi aggiuntivi. Più efficiente ed efficace, mette a valore il tempo, ottimizza le risorse e lima il superfluo in tutte le sue forme, grazie anche all’innovazione e agli strumenti digital.

Nel marketing, "spreco" può assumere diversi significati: spostamenti lunghi e improduttivi, spese non necessarie, collocazione imprecisa delle risorse, tempi lunghi nel lancio di un prodotto, errori nella strategia comunicativa, distribuzione errata dei contenuti. Il "lean marketing" individua e corregge le carenze, perfezionando al rialzo gli indici di performance aziendale. A prodotto compiuto: si massimizza il valore per il cliente, prevedendo e cercando di soddisfare le aspettative di prezzo, ma soprattutto si rende più veloce il processo di commercializzazione.

Come leggerete, ho raccolto tredici tipi di attività che generano sprechi e affliggono le aziende, il marketing e le vendite. Vi si può – e bisogna –intervenire subito, con semplici soluzioni, se si vogliono aumentare l’efficienza e accelerare le vendite.

1. Passaggi di mano di file e documenti con assenza di revisioni

Problema o spreco: non sapere qual è il file corretto o l’ultima versione (es. listino, scheda tecnica, ecc.).

Soluzione: Inserire su file e documento il numero di revisione e la data... sempre!

2. Cattiva archiviazione e profilazione dei documenti o file, email nomenclatura non uniforme o errata dei file

Problema o spreco: tempi lunghi nella ricerca dei dati e lunghe attese nel fornire file e documenti oltre a problemi.

1080 giorni sprecati*
(Ogni impiegato dedica 16 ore alla settimana all’archiviazione e alla ricerca di documenti. In un’azienda con 10 dipendenti, il totale è di 80 ore all’anno).

Soluzione: a. Generare un piano di archiviazione a prova del neoassunto.
b. Stabilire convenzioni di nomenclature per: file/documenti/mail.
(es. N°offerta_Nome Cliente_Mese_Anno_note
Off_42_Rossi_11_2015_Agentex.doc)
c. Fare ordine e un backup dati e mail continuo mediante anche sistemi cloud.

3. Riunioni inutili o tempi infiniti

Problema: approvazione di cose già viste, ottenere consenso, durata indefinita, spreco tempo.

126 giorni di lavoro sprecati*
(In un’azienda con 10 dipendenti, se ogni impiegato trascorre 4 ore alla settimana in riunioni, metà delle quali inutili, vengono sprecate 1.000 ore).

Soluzione: a. Per approvazione file – basta email.
b. Dare tempo certi in riunione/interventi/fine.
c. Automatizzare flussi di lavoro.
d. Fare riunioni online e in pausa pranzo.
e. Utilizzare strumenti low-cost e app via smartphone: Skype, Gotowebinar, Google Hangout, call conference, ecc.

*calcolo effettuato su 250 giorni lavorativi, 50 settimane lavorative annue e 8 ore al giorno/“The hidden cost of information work”, IDC (International Data Corporation)

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